流程圖是顯示過(guò)程步驟和決策點(diǎn)順序的圖形文檔，它是一種以圖形形式顯示過(guò)程步驟的圖形技術(shù)。圖1顯示了流程圖。


流程圖的概念和繪制步驟

圖1  流程圖示例


在流程圖，用矩形顯示過(guò)程中的活動(dòng)或事件；用鉆石展示決策點(diǎn)，標(biāo)明要做出的判斷以及根據(jù)判斷結(jié)果要采取的不同路徑；使用省略號(hào)顯示過(guò)程的開(kāi)始和結(jié)束；用帶箭頭的線(xiàn)段連接流程的步驟，指示流程中每個(gè)步驟的順序。繪制流程圖時(shí)應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)符號(hào)。常見(jiàn)符號(hào)見(jiàn)表2。


 流程圖的概念和繪制步驟

表2  繪制流程圖的常用符號(hào)

2.繪制流程圖遵循以下步驟:


①確定過(guò)程的起點(diǎn)和終點(diǎn)；


②從頭到尾觀(guān)察整個(gè)過(guò)程；


③識(shí)別過(guò)程中的步驟(包括主要活動(dòng)、判斷和決策點(diǎn)等。)，以及每個(gè)步驟或活動(dòng)的流向和關(guān)系；


④繪制上述步驟，形成流程圖的草圖；


⑤團(tuán)隊(duì)成員充分溝通，就此草圖達(dá)成一致；


⑥形成正式文件。


除了提供基本信息外，根據(jù)項(xiàng)目的不同目的，還可以在流程圖中附加期間或負(fù)責(zé)人等信息，我們稱(chēng)之為跨職能流程圖。圖3是一個(gè)跨職能流程圖標(biāo)注了流程涉及的負(fù)責(zé)人，可以解釋涉及不同職能部門(mén)的復(fù)雜流程。

 

流程圖的概念和繪制步驟

圖3  跨職能流程圖示例

   

對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，我們可以從流程圖開(kāi)始，這可以幫助團(tuán)隊(duì)成員對(duì)流程中涉及的各個(gè)方面有一個(gè)共同的理解。每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都根據(jù)自己的工作角色對(duì)流程有自己的理解，但他/她往往沒(méi)有完全理解整個(gè)流程。因此，我們應(yīng)該充分利用drawing 流程圖的流程，并在團(tuán)隊(duì)成員之間充分溝通，以便對(duì)改進(jìn)后的流程達(dá)成共識(shí)，使所有團(tuán)隊(duì)成員能夠更有效地參與項(xiàng)目工作。


3.在繪制流程圖/后，項(xiàng)目組對(duì)流程圖/進(jìn)行分析，重點(diǎn)關(guān)注以下幾個(gè)方面:


(1)哪些環(huán)節(jié)或步驟是產(chǎn)生過(guò)程輸出缺陷或問(wèn)題的關(guān)鍵關(guān)注領(lǐng)域？


③流程中非增值的步驟或環(huán)節(jié)在哪里，如返工/返修環(huán)節(jié)或步驟等。


③過(guò)程中是否存在“瓶頸”。這里的“瓶頸”是指某一點(diǎn)的工作量大大超過(guò)了這里的處理能力，從而耽誤了整個(gè)工作進(jìn)度?！捌款i”現(xiàn)象也是指按時(shí)足量向客戶(hù)交付產(chǎn)品或服務(wù)的薄弱環(huán)節(jié)。


④過(guò)程中是否有遺漏、多余或錯(cuò)誤的步驟等。


在繪制流程圖的過(guò)程中，要避免閉門(mén)造車(chē)的繪制流程圖的過(guò)程，想當(dāng)然。其實(shí)對(duì)于流程分析來(lái)說(shuō)，最重要的是根據(jù)流程的實(shí)際情況繪制流程圖圖。只有這樣，流程圖才能幫助識(shí)別問(wèn)題領(lǐng)域和關(guān)鍵影響因素，幫助衡量、分析和改進(jìn)問(wèn)題。很多情況下，由于團(tuán)隊(duì)無(wú)法對(duì)實(shí)際流程得到一致的理解，導(dǎo)致無(wú)法找到問(wèn)題的原因，這使得后續(xù)工作失去了重要的基礎(chǔ)。


流程圖它將用于DMAIC項(xiàng)目工作的所有階段。它不僅是過(guò)程分析的重要工具，也是項(xiàng)目工作中生成的重要文檔。流程圖/的方式有很多，比如宏流程圖，詳細(xì)流程圖，等等。


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