其實這個工具在正常工作中基本沒用，因為總是充滿了項目能在預(yù)算內(nèi)按時完成的幻想，但實際上能在規(guī)定的時間和預(yù)算內(nèi)完成預(yù)定任務(wù)的項目并不多，很多項目要么時間延遲，要么超出預(yù)算，要么沒有實現(xiàn)目標(biāo)。即使最終完成了，其實也是以犧牲一些目標(biāo)為代價完成的。當(dāng)然，說得好聽點，就是調(diào)整項目的時間、預(yù)算或者其他目標(biāo)。為了有效控制項目，建議在制定項目計劃時對項目的靈活性進(jìn)行分析，并根據(jù)分析結(jié)果對項目進(jìn)行調(diào)整。


當(dāng)然，從經(jīng)驗的角度來看，項目柔性分析的好處是，當(dāng)項目延期或出現(xiàn)目標(biāo)缺口時，可以保證高優(yōu)先級目標(biāo)的實現(xiàn)，犧牲其他低優(yōu)先級目標(biāo)或增加柔性資源的投入。


二.風(fēng)險管理計劃


項目的生命周期中存在各種各樣的風(fēng)險，有些風(fēng)險可能會嚴(yán)重導(dǎo)致項目的失敗，因此項目管理要求我們必須能夠提前識別風(fēng)險并對其進(jìn)行有效管理。我們通常在項目規(guī)劃階段根據(jù)已知信息制定風(fēng)險管理計劃，但如何識別更多的風(fēng)險需要經(jīng)驗和方法。風(fēng)險管理計劃的制定有三個步驟:


1.風(fēng)險辨認(rèn)


識別風(fēng)險其實是最難的部分，因為沒有人能說未來的一切都是可以預(yù)見的，而根據(jù)黑天鵝理論，小概率風(fēng)險往往發(fā)生在你認(rèn)為不會發(fā)生的時候。一般來說，項目風(fēng)險來自兩個方面，一是項目管理本身，二是項目的外部風(fēng)險，如企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整、行業(yè)變化、國家政策變化等。團(tuán)隊可以通過頭腦風(fēng)暴來識別風(fēng)險。


方法:①設(shè)定一個主題，提出一些問題，引導(dǎo)思考。比如項目失敗，可能的內(nèi)部管理原因是什么？如果客戶停止生產(chǎn)，與物流有關(guān)的原因是什么？當(dāng)然，你也可以用SIPOC分析高端工藝，提出工藝問題。比如某一步達(dá)不到預(yù)期效果可能會發(fā)生什么？②頭腦風(fēng)暴，快速思考5分鐘，嘗試窮盡一切可能；③分類總結(jié)。


2.風(fēng)險評估


對已知風(fēng)險進(jìn)行評估，主要從后果的嚴(yán)重程度、風(fēng)險發(fā)生的概率和及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險的難易程度三個方面評估每種風(fēng)險對項目的威脅。


第三，建立階段或里程碑報告制度


這種定期匯報機(jī)制是根據(jù)項目的進(jìn)度和進(jìn)度，通過回顧和評估每個階段目標(biāo)的實現(xiàn)情況，以便在過程中發(fā)現(xiàn)問題，及時調(diào)整資源和計劃，確保項目目標(biāo)的完成。一般我們會在項目啟動階段定義會議地圖，其中會包括會議的名稱和類型、頻率、出席人員和會議主題，這是最簡單也是最常用的方法用于項目監(jiān)控。


方法:在例會上，必須檢查制定的風(fēng)險防范計劃中的關(guān)鍵定義。符合條件的，必須立即啟動應(yīng)急預(yù)案。一旦發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險，需要立即制定和更新預(yù)防計劃。


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