在項(xiàng)目任務(wù)書中，問題/機(jī)會(huì)和目標(biāo)的表述主要是明確:這個(gè)項(xiàng)目要解決的問題出在哪里？有哪些錯(cuò)誤或急需改進(jìn)的地方；項(xiàng)目的目標(biāo)是什么？也就是團(tuán)隊(duì)的使命，比如這個(gè)問題應(yīng)該做哪些改進(jìn)？達(dá)到什么樣的目的。


1、問題陳述標(biāo)準(zhǔn)


問題/機(jī)會(huì)的有效陳述必須遵循以下準(zhǔn)則:


①具體:明確說明什么是錯(cuò)，什么是錯(cuò)；


②可觀察:描述問題/機(jī)會(huì)的可見跡象。問題發(fā)生在哪里？


可衡量:這個(gè)問題有多大？經(jīng)常發(fā)生？發(fā)生了什么影響？通過回答“多少？”或者“經(jīng)常？”，用數(shù)量表示問題的范圍；


④可控性:如果業(yè)務(wù)(經(jīng)營)沒有開始好轉(zhuǎn)，可能的影響是什么？問題能在6到12個(gè)月內(nèi)解決嗎？如果一個(gè)問題太大，應(yīng)該把它分解成幾個(gè)更小更可控的項(xiàng)目。


比如某公司6 SIGMA項(xiàng)目任務(wù)書中的問題/機(jī)會(huì)描述:XL04數(shù)字儀器的meter MC的采購流程時(shí)間，統(tǒng)計(jì)顯示，2010年6-12月，比行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)平均多花了5天時(shí)間。這種說法是:


①具體:指定一個(gè)特殊的過程(采購)和問題是什么(日期和時(shí)間)；


②可觀察:相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)可從內(nèi)部報(bào)告和采購記錄中獲得；


③可測量:采購時(shí)間以天為單位進(jìn)行測量；


④可控:將問題限定在一種類型(MC測速器)采購程序。


2.問題陳述中的注意事項(xiàng)


在演示過程中，團(tuán)隊(duì)會(huì)注意到以下問題:


①陳述意見時(shí)，不應(yīng)包括缺陷原因。


在發(fā)現(xiàn)問題的原因之前，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要經(jīng)歷測量和分析階段。關(guān)于原因的預(yù)先形成的想法可能是不準(zhǔn)確的、不完整的或錯(cuò)誤的，并且可能誤導(dǎo)團(tuán)隊(duì)。


②不應(yīng)提出改進(jìn)方案。


在不知道根本原因的情況下，主觀規(guī)定解決方案，往往會(huì)失敗。在不了解原因的情況下提出有效的改進(jìn)方案是不可取的。


③陳述問題時(shí)，不要認(rèn)定問題的過錯(cuò)和責(zé)任，更不要指責(zé)。


因?yàn)椴恢栏驹?，所以在?zé)任和過錯(cuò)的判斷上可能會(huì)有錯(cuò)誤。況且問題的改善需要組織各部門和相關(guān)人員的積極參與，一味的指責(zé)會(huì)影響人們參與項(xiàng)目的積極性。


④不要把幾個(gè)問題集中在一個(gè)問題的陳述中，要把問題區(qū)分開來，這樣項(xiàng)目才能有效進(jìn)行。


3.目標(biāo)陳述


目標(biāo)/任務(wù)聲明是團(tuán)隊(duì)明確努力的方向。陳述項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)，應(yīng)與問題機(jī)會(huì)陳述一致。目標(biāo)陳述應(yīng)該包含與問題陳述相同的變量和測量單位。如果變量和計(jì)量單位不一樣，那么目標(biāo)就無法匹配問題，即使進(jìn)行了，也不可能解決問題。


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